Seguramente lo hayas visto en tu dia a dia normal, en muchas empresas con las que tratas, o incluso en la tuya propia. Es una situación muy común ver personas que se pasan el día al teléfono saltando de una emergencia a otra, sin trabajar más de 30 minutos en la misma tarea, con múltiples frentes a la vez pero sin avanzar en ninguno, y sin dedicar tiempo a establecer objetivos a medio o largo plazo. Es lo que llamamos la cultura de los «Apagafuegos».
Un «apagafuegos» es la persona que:
- Deja que las emergencias (o «fuegos») establezcan en qué dedica el tiempo durante el día.
- No sabe distinguir entre lo importante y lo urgente.
- Cuando alguien le pide ayuda, deja inmediatamente lo que está haciendo y dedica tiempo a la otra persona, sin importar que la tarea que abandona sea más prioritaria.
- No es capaz de priorizar sus tareas y establecer una planificación diaria o semanal propia. Los «fuegos» dictan su agenda, no la dicta la propia persona.
- Muchas veces no es consciente de lo que está haciendo, y deja muchos frentes sin finalizar.
- No conoce la cultura, ni la visión, ni las metas de su empresa/departamento, ni invierte tiempo en contribuir a ella. O incluso peor: si el «apagafuegos» forma parte de la dirección de la empresa, priorizará las emergencias y nunca dedicará tiempo a establecer la visión, estrategia, y objetivos empresariales a medio-largo plazo de su empresa.
Aunque se trata de personas caóticas, muchas veces están bien consideradas por los clientes, ya que en el corto plazo dejan cualquier cosa para atender la nueva emergencia que acaba de llegar. En ciertas empresas (las muy orientadas a asistencia técnica o incidencias) puede estar hasta bien valorado internamente por esta actitud, aunque en el medio y largo plazo esta forma de hacer las cosas sea altamente nociva para la productividad, calidad del servicio, y progreso de la empresa.
Además, esta actitud tiene un coste personal propio: al ser tan improductivas y caoticas, el «apagafuegos» vive en un alto nivel de stress, es poco feliz, y puede llegar hasta a desarrollar enfermedades nerviosas.
¿Cómo corregir esta cultura? Lo primero es que la dirección de la empresa sepa distinguir el verdadero peligro que supone el «apagafuegos» para la productividad, calidad, y estrategia a medio-largo plazo de la empresa, aunque en una primera instancia pueda parecer que la actitud del «apagafuegos» es positiva.
Lo siguiente, es trabajar en las siguientes áreas:
- Comunicar de forma efectiva valores de su empresa, la visión, y su estrategia, y como la actitud del «apafuegos» lucha en oposición a estos valores y estrategia.
- Establecer el plan estratégico y los objetivos a alcanzar en el medio y largo plazo para cada departamento y persona.
- Planificar estas tareas y los nuevos proyectos que puedan surgir. Establecer metodologías y procesos de trabajo y gestión de las prioridades. Cuando hay un sistema, unas reglas externas, un proceso para gestionar el flujo de trabajo, y además se visibiliza cómo se usa ese proceso para el resto del equipo, las prioridades ya no está sujetas al criterio personal del «apagafuegos», y es más difícil que esta persona vuelva a sus viejos «vicios».
- Utilizar herramientas de control y gestión para monitorizar el flujo del trabajo, áreas a mejorar, y cómo todas las tareas que se realizan día a día ayudan a conseguir los objetivos establecidos.
Erradicar la cultura del apagafuegos debe de ser algo prioritario para todas las empresas en las que exista, el cambio de actitud y de forma de trabajar ha de partir siempre de la gerencia de la empresa. La dirección ha de ser la primera que se de cuenta de lo nocivas que son estas actitudes para la empresa, y la primera que establezca vías para corregir esta cultura.
Una forma de solucionar esto es, como siempre, formarse. Desde Scentia Alliance ofrecemos diversos cursos de formación en productividad, gestión de equipos, y gestión de proyectos. Descúbrelos y acaba de una vez por todas con la cultura de «apagar fuegos».
