Modelo de Implantación de Costes en Empresas de Servicios

En nuestro blog siempre intentamos darte consejos sobre gestión financiera, planificación de caja, y etc, pero muchas veces no entramos en detalles. Hoy vamos a ponernos manos a la obra, y con un enfoque didáctico, vamos a intentar explicar de forma sencilla en qué consiste la implantación de un sistema de costes estándar básico que debe tener una pyme de servicios, sea cual sea su tamaño y volumen de facturación.

Más adelante veremos que para pymes enfocadas en fabricación-producción existen otros modelos de costes (Directo, Full Cost, Basados en las actividades ABC, etc), pero sobre todo nos interesa transmitir que implantar estos modelos es fundamental para conocer nuestra rentabilidad de negocio y poder establecer adecuadamente nuestros precios de venta para ser competitivos.

Como ejemplo práctico vamos a simular una clínica dental con diferentes especialidades.

Clínica Dental con Proceso Operativo Continuo.

Lo que vamos a hacer es implantar un proceso de distribución de los costes de la empresa a las diferentes “unidades de negocio”, que diferenciamos como departamentos y cuyos ingresos están perfectamente cuantificados, para obtener qué “unidad” es más rentable y cuanto más que las demás en función de su margen.

Esto permitirá a la dirección de la empresa controlar mejor la actividad de la empresa y tomar las decisiones adecuadas para mejorar sus resultados.

La estructura de la Clínica es muy sencilla:

  • Local en arrendamiento de 300m2, que se halla en una buena zona de la ciudad.
  • Equipos médicos e instalaciones de última tecnología. (Rayos X digital, etc.)
  • Equipo médico compuesto de 3 odontólogos (socios y gerentes de la empresa), 1 auxiliar y 1 recepcionista
  • Cada uno de los médicos esta especializado en una técnica odontológica que define perfectamente los ingresos que genera la empresa:
    • Limpieza bucal, extracciones.
    • Implantes y cirugía maxilofacial.
    • Ortodoncia.

Como podemos ver en el diagrama, todos los gastos de la clínica (sean directos o indirectos) deben distribuirse a cada “unidad de negocio” en función de un criterio de reparto (Coste Directo). Para ello, examinemos primero tomando la cuenta de explotación financiera del negocio:

Cuenta de Resultados de la Contabilidad Financiera

CUENTA IMPORTE CUENTA IMPORTE
COMPRAS 12.000,00 INGRESOS 270.986,00
ARRENDAMIENTOS 30.000,00 EXTRACCIONES Y LIMPIEZA 68.640,00
SUMINISTROS 8.250,00 IMPLANTES 105.890,00
OTROS SERVICIOS EXTERIORES 18.750,00 ORTODONCIA 96.456,00
GASTOS DE PERSONAL 127.400,00
MEDICO EXTRACCIONES 33.000,00
MEDICO IMPLANTES 33.000,00
MEDICO ORTODONCIA 33.000,00
AUXILIAR ODONTOLOGIA 16.200,00
RECEPCIONISTA 12.200,00
GASTOS FINANCIEROS 3.250,00
AMORTIZACIONES 6.840,00
TRIBUTOS 2.500,00
208.990,00
BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS 61.996,00
TOTAL 270.986,00 270.986,00

Podemos ver que la clínica obtiene un beneficio antes de impuestos con unas ventas de 270.986€ y unos gastos de 208.990€. Ahora vamos a clasificar los costes directos que implica cada “unidad de negocio” y cuáles representan los gastos ”comunes” necesarios para el funcionamiento del negocio: los llamados costes indirectos.

Asignación de los costes de estructura a las unidades de negocio

CONCEPTO COSTE TOTAL LIMPIEZA + EXTRACCION IMPLANTES ORTODONCIA NO ASIGNADO
MEDICO EXTRACCIONES 33.000,00 33.000,00
MEDICO IMPLANTES 33.000,00 33.000,00
MEDICO ORTODONCIA 33.000,00 33.000,00
AUXILIAR ODONTOLOGIA 16.200,00 16.200,00
RECEPCIONISTA 12.200,00 12.200,00
TOTAL COSTE PERSONAL 127.400,00 33.000,00 33.000,00 33.000,00 28.400,00

Tanto la recepcionista como la auxiliar de odontología realizan trabajos para los 3 médicos.

Costes de Estructura

CONCEPTO COSTE TOTAL LIMPIEZA + EXTRACCION IMPLANTES ORTODONCIA NO ASIGNADO
COMPRAS 12.000,00 1.000,00 7.000,00 4.000,00
ARRENDAMIENTOS 30.000,00 30.000,00
SUMINISTROS 8.250,00 8.250,00
OTROS SERVICIOS EXTERIORES 18.750,00 18.750,00
GASTOS FINANCIEROS 3.250,00 3.250,00
AMORTIZACIONES 6.840,00 1.500,00 3.840,00 1.500,00
TRIBUTOS 2.500,00 2.500,00
TOTAL 81.590,00 2.500,00 10.840,00 5.500,00 62.750,00

Las compras en implantes y en ortodoncia son mayores debido a la adquisición de piezas dentales para su posterior colocación.

La amortización de los implantes es mayor porque usa exclusivamente una fresadora para los implantes.

Cuenta de resultados analítica tras imputación costes de personal y compras

CONCEPTO TOTAL LIMPIEZA + EXTRACCION IMPLANTES ORTODONCIA NO ASIGNADO
INGRESOS 270.986,00 68.640,00 105.890,00 96.456,00
(-) COSTES ASIGNABLES 117.840,00 35.500,00 43.840,00 38.500,00
MARGEN  BRUTO 153.146,00 33.140,00 62.050,00 57.956,00
(-) COSTES NO  ASIGNABLES 91.150,00
BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS 61.996,00

Con éste reparto de los costes asignables a los servicios conseguimos profundizar en la información inicial suministrada por la Contabilidad financiera. Enseguida podemos observar que nuestro margen bruto de 153.146€, se ha generado por Limpieza y Extracción en la cuantía de 33.140€, mientras que implantes ha generado 62.050e y Ortodoncia 57.956€ .

Ahora veamos qué pasa aplicando esos costes “comunes” a cada “unidad de negocio”, en función de las facturación generada por cada especialidad:

Reparto de los costes no asignables en funcion de la facturacion de cada médico

CONCEPTO TOTAL LIMPIEZA + EXTRACCION IMPLANTES ORTODONCIA
INGRESOS 270.986,00 68.640,00 105.890,00 96.456,00
(-) COSTES ASIGNABLES 117.840,00 35.500,00 43.840,00 38.500,00
MARGEN NETO 153.146,00 33.140,00 62.050,00 57.956,00
(-) COSTES NO  ASIGNABLES 91.150,00 23.088,04 35.617,61 32.444,35
BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS 61.996,00 10.051,96 26.432,39 25.511,65
Porcentaje sobre ingresos por unidad de negocio 22,88% 14,64% 24,96% 26,45%
Porcentaje sobre total ingresos   22,88% 3,71%   9,75%   9,41%

En éste reparto podemos observar que después de distribuir los costes que pertenecen a cada médico, la rentabilidad de limpieza y extracción está muy por debajo de las otras dos líneas de negocio. Deberíamos comenzar a estudiar y atender este área de negocio para tomar medidas encaminadas a incrementar dicha rentabilidad.

Como ya sabes, desde Scentia Alliance podemos ayudar a la pyme y autónomos a establecer todos los procesos administrativos y de gestión, incluso con la implantación de herramientas ERP con contabilidad sencilla y económica¡Contacta con nosotros y comencemos a trabajar!

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