En esta ocasión, te queremos trasladar nuestra experiencia ayudando a una empresa a crecer y tener éxito, mediante la implantación del presupuesto como herramienta de gestión y control.
Nuestro cliente tenía claro su negocio, y también que para crecer y tener éxito necesitaba de la ayuda de profesionales en aquellas áreas que no eran su fuerte.
Después a hacer un análisis profundo de la situación de su empresa, estaba claro que podíamos ayudar en muchas cosas. Era un diamante en bruto. Él tenía un gran potencial para crecer como directivo y líder, y su empresa para crecer en ventas y beneficios. Es importante que un Director Financiero evalúe al empresario, y que pronto asuma sus valores para así poder ayudarle mucho mejor, y así lo hicimos.
El empresario en cuestión, era un hombre hecho a sí mismo, pero tenía de manera innata la capacidad de la escucha activa y de una mente abierta para aprender. Nos pusimos manos a la obra y empezamos a ordenar su administración, su cash management (pagos, cobros, existencias), etc.
Cuando le hablamos de elaborar un presupuesto y utilizarlo como herramienta de control, le pareció muy apropiado y empezamos a trabajar. Dejamos claro que ese presupuesto deberíamos de confeccionarlo no sólo entre él y nosotros, si no que era esencial que todo su equipo interviniera.
Le explicamos que era algo básico para que la herramienta funcionase mejor, y así empezar a alinear a su gente en la estrategia de la empresa. No concebimos una dirección financiera si no está absolutamente ligada con la estrategia de la empresa.
Los pasos que dimos fueron:
- Definimos el presupuesto de las inversiones a realizar para el año próximo. Él tenía claro una serie de máquinas que iba a necesitar para el próximo ejercicio, pero antes estuvimos hablando con los demás directivos de la empresa, para tener su punto de vista.
Cuando ya se habló con todos, plasmamos en un borrador las inversiones para el siguiente ejercicio. - Presupuesto de ventas. Hablamos con el director comercial. En este caso la empresa sólo tenía un comercial y el gerente. Una de sus tareas de alta rentabilidad era vender (como es normal en una pyme). Nos dijo que tal como veía al mercado, a la competencia, los precios de nuestros productos, etc, creía se podía crecer una media del 10/15%. El gerente, más optimista, estableció el objetivo de ventas o de crecimiento en el 15%.
Es lógico que cuando se hace unas previsiones de ventas, se haga por meses, lo que viendo los últimos 3 años, mediante un simple Excel hacemos proyecciones de ventas con la tendencia de esos 3 últimos años. Suelen dar unas cifras bastante aproximadas.
Como es lógico, ese crecimiento iba acompañado de las inversiones que ya hicimos en nuestro listado. - Presupuesto de nuestro Margen Bruto (MB). Es importante que tengamos y tratemos de hilar muy fino al respecto de nuestro MB. En este concepto hay que tratar de ser conservador y realista. Después de un debate conjunto con el gerente, el comercial, y el responsable de compras, llegamos a un acuerdo al respecto del Margen Bruto.
- Presupuesto de gastos. Aquí hay que tener claro las grandes partidas en cada empresa, y, por supuesto, una de ellas es el personal de la empresa. Tuvimos una reunión con la responsable de personal, y teniendo en cuenta el crecimiento de la empresa determinamos la necesidad de contratar a un nuevo operario de fábrica, y además de presupuestar una partida de incentivos, ya que la empresa iba a aplicar incentivos por productividad. También evaluamos un aumento para algunas personas, y con todo esto se presupuestó los gastos de personal.
El resto de gastos de la empresa se consensuaron, sobre todo, con el responsable de compras, ya que siempre hay que tener en cuenta un incremento por el IPC.
Aquí hicimos un análisis muy detallado de cada partida de gastos. Es muy importante que tanto el responsable de compras como el gerente se involucren en detallar estos gastos. Posteriormente, durante el año, utilizaremos esto para tratar de no gastar más de lo que ahora estamos aprobando. Esto es muy útil y da unos ahorros muy significativos a largo plazo. Hicimos lo mismo para lo gastos financieros.
Al final, una vez hecho este presupuesto, se realizó una reunión con todos los responsables para comentar lo que se ha presupuestado, con el objetivo de conseguir que estén concienciados y alineados con la estrategia (el presupuesto forma parte de la estrategia a corto plazo de la empresa plasmadas en números).
El seguimiento mes a mes de este presupuesto es lo que hará que esta herramienta sea útil para el control y gestión de tu empresa.
Desde Scentia Alliance, ponemos al servicio de la pyme un equipo de profesionales expertos de forma externalizada que puede ayudarte a preparar los presupuestos de tu empresa y a gestionar tu estructura financiera ¡Contacta con nosotros y cuéntanos tu caso!